WIA-traject in 5 stappen: van aanvraag tot UWV-beslissing

Wat zijn de stappen van het WIA-traject?

Ben je bijna twee jaar ziek en nadert jouw WIA-aanvraag? Dan wil je weten welke stappen het WIA-traject omvat, welke documenten je moet aanleveren en hoe je je goed kunt voorbereiden op de beoordeling door het UWV. Met de juiste voorbereiding voorkom je onnodige vertragingen en vergroot je de kans op een soepel verloop van het traject.

Het WIA-traject bestaat uit vijf belangrijke stappen: de aanvraag, het verzamelen van de benodigde documenten, de beoordeling van de re-integratie, de beoordeling van je gezondheid en arbeidsmogelijkheden en uiteindelijk de beslissing van het UWV. Hieronder leggen we iedere stap helder en praktisch uit.

Stap 1: WIA aanvragen (regulier of vervroegd)

Wanneer je langdurig ziek bent, kun je in sommige situaties een WIA-uitkering aanvragen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen een “reguliere” WIA-aanvraag en een vervroegde WIA-aanvraag.

Stappen van de ‘reguliere’ WIA-aanvraag

De meeste werknemers volgen het reguliere WIA-traject. Rond de 88e ziekteweek ontvang je van het UWV een brief met informatie over de WIA-aanvraag. Vanaf dat moment kun je de aanvraag voorbereiden. De aanvraag moet uiterlijk rond week 93 van je verzuimtraject worden ingediend.

Tijdens de WIA-aanvraagprocedure beoordeelt het UWV:

• de inspanningen die zijn geleverd voor re-integratie;
• je medische situatie;
• je mogelijkheden om nog te werken;
• inkomensverlies door ziekte of gebrek;
• het recht op een WGA- of IVA-uitkering.

Stappen van de vervroegde WIA-aanvraag

In sommige situaties kan een WIA-uitkering al vóór het einde van de gebruikelijke wachttijd van 104 weken worden aangevraagd. Dit wordt een vervroegde WIA-aanvraag genoemd. In tegenstelling tot de reguliere stappen van de WIA‑aanvraag, waarbij de aanvraag meestal tussen week 88 en 93 wordt ingediend, kan een vervroegde aanvraag al tussen de 3e en 68e ziekteweek worden gedaan.

Een vervroegde aanvraag is alleen mogelijk wanneer sprake is van volledige én duurzame arbeidsongeschiktheid. Het UWV beoordeelt dan of herstel nog mogelijk is en of een vervroegde IVA-uitkering kan worden toegekend. Is herstel volgens het UWV nog mogelijk, dan wordt de vervroegde aanvraag afgewezen en volg je de reguliere stappen van de WIA‑aanvraag.

Wanneer kan een vervroegde WIA-aanvraag zinvol zijn?

Een vervroegde WIA-aanvraag komt vooral voor wanneer al vroeg duidelijk is dat terugkeer naar werk niet meer realistisch is, bijvoorbeeld bij ernstige progressieve aandoeningen of situaties waarin herstel medisch gezien niet meer wordt verwacht.

Wat is het verschil tussen een reguliere en vervroegde WIA-aanvraag?

Twijfel je of jouw situatie mogelijk in aanmerking komt voor een vervroegde WIA-aanvraag of wil je weten welke voorbereidingen nodig zijn voor een reguliere aanvraag? Laat je dan tijdig adviseren.

Veelgemaakte fouten tijdens de WIA-aanvraag

Een goede voorbereiding op de stappen van de WIA‑aanvraag kan veel onzekerheid, vertraging en teleurstellingen voorkomen. In de praktijk zien wij dat onderstaande fouten regelmatig voorkomen:

1. Te laat beginnen met het verzamelen van documenten

Veel mensen wachten tot zij de brief van het UWV ontvangen voordat zij hun dossier gaan verzamelen. Hierdoor ontstaat tijdsdruk en bestaat het risico dat belangrijke stukken ontbreken bij de aanvraag.

2. Niet controleren of het re-integratieverslag compleet is

Het UWV beoordeelt niet alleen je medische situatie, maar ook het verloop van de re-integratie. Een onvolledig re-integratieverslag kan vragen oproepen en vertraging veroorzaken. Controleer daarom altijd of alle documenten aanwezig zijn.

3. Denken dat alle documenten automatisch bij het UWV terechtkomen

Een veelvoorkomende misvatting is dat de werkgever, arbodienst of bedrijfsarts automatisch alle relevante informatie aan het UWV doorstuurt. Ook kun je er niet zomaar van uitgaan dat de verzekeringsarts zelf contact opneemt met jouw specialist voor aanvullende informatie.

Controleer daarom altijd zelf of belangrijke documenten aanwezig zijn. Je blijft uiteindelijk verantwoordelijk voor een zo compleet mogelijk dossier.

4. Geen duidelijkheid vragen over de plannen van de werkgever

Rond het einde van de wachttijd is het belangrijk om te weten hoe jouw werkgever naar de toekomst kijkt. Blijf je in dienst? Is er passend werk beschikbaar? Of overweegt de werkgever het dienstverband te beëindigen? Door hierover tijdig in gesprek te gaan, voorkom je verrassingen na de WIA-beoordeling.

5. Een te positief beeld schetsen van je mogelijkheden

Veel mensen willen graag laten zien dat ze gemotiveerd zijn en zich sterk houden tijdens gesprekken. Hierdoor worden klachten soms gebagatelliseerd of beperkingen onvoldoende benoemd. Beschrijf daarom eerlijk wat je wel én niet kunt, zodat het UWV een realistisch beeld krijgt van jouw situatie.

6. Te veel focussen op de diagnose in plaats van de beperkingen

Het UWV kijkt niet alleen naar de naam van een aandoening, maar vooral naar de gevolgen daarvan voor jouw dagelijks functioneren en arbeidsmogelijkheden. Leg daarom concreet uit welke activiteiten moeite kosten en welke beperkingen je ervaart.

7. Onvoldoende voorbereiding op gesprekken met het UWV

Een gesprek met een verzekeringsarts of arbeidsdeskundige kan veel impact hebben. Wie zich onvoldoende voorbereidt, vergeet vaak belangrijke informatie te delen of vragen te stellen. Schrijf vooraf op welke klachten, beperkingen, behandelingen en vragen voor jou belangrijk zijn.

8. Geen inzicht hebben in de financiële gevolgen

Veel mensen verdiepen zich pas na de beslissing in de gevolgen voor hun inkomen. Het is verstandig om vooraf inzicht te krijgen in de mogelijke uitkomsten van een WGA-, IVA- of afwijzingsbesluit, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

9. Geen deskundig advies inschakelen bij twijfel

Wanneer je twijfelt over je dossier, de beoordeling of de gevolgen van een beslissing, kan onafhankelijk advies veel duidelijkheid geven. Door vragen tijdig te bespreken, voorkom je dat kansen of belangrijke aandachtspunten over het hoofd worden gezien.

Tip: Begin ruim vóór week 88 met het verzamelen van informatie en documenten. Hoe beter je voorbereid bent, hoe rustiger en overzichtelijker het WIA-traject meestal verloopt.

10. Geen inzicht hebben in de financiële gevolgen van een WIA-uitkering

Veel mensen richten zich vooral op de vraag óf zij een WIA-uitkering krijgen, maar staan onvoldoende stil bij de financiële gevolgen. Een veelvoorkomende verrassing is dat bij een WIA-uitkering de arbeidskorting vervalt, omdat deze belastingkorting alleen geldt voor inkomen uit werk. Hierdoor kan het netto inkomen lager uitvallen dan verwacht.

Daarnaast kunnen ook andere financiële regelingen, toeslagen, pensioenopbouw en eventuele aanvullende verzekeringen veranderen zodra je inkomen verschuift van loon naar een uitkering.

Tip: Laat vóór de WIA-beoordeling berekenen wat verschillende uitkomsten (WGA, IVA of geen WIA) betekenen voor jouw netto inkomen. Zo voorkom je financiële verrassingen en kun je tijdig maatregelen nemen.

Stap 2: Documenten en re-integratieverslag verzamelen

Voor de beoordeling van je WIA-aanvraag kijkt het UWV niet alleen naar je gezondheid, maar ook naar de re-integratie-inspanningen van jou en je werkgever.
Controleer daarom tijdig of alle documenten compleet en actueel zijn. Een volledig dossier voorkomt vertraging en zorgt voor een zorgvuldige beoordeling van je aanvraag.

Voor een complete aanvraag heb je onder andere nodig:

• De probleemanalyse van de bedrijfsarts;
• Het Plan van Aanpak en evaluaties;
• De Eerstejaarevaluatie
• Hert Actueel oordeel
• De Eindevaluatie
• Eventuele aanvullende documenten die relevant zijn voor jouw re-integratie zoals:
  • Arbeidsdeskundig onderzoek
  • Expertise onderzoek – werkplekonderzoek
  • Spoor 2 re-integratiebegeleiding
• Je medisch dossier met informatie van je bedrijfsarts en behandelaars.

Je werkgever verstrekt kopieën van de documenten uit het re-integratieverslag. Maak samen afspraken over wie deze stukken uploadt naar het UWV. Ook als je werkgever hierbij helpt, blijf je zelf verantwoordelijk voor een volledige aanvraag.

Praktische tip 👉🏼 Bewaar alle documenten overzichtelijk in één digitale map. Zo kun je snel terugvinden welke informatie al beschikbaar is en welke stukken nog ontbreken.

Stap 3: UWV beoordeelt de re-integratie

Nadat je WIA-aanvraag is ontvangen, beoordeelt het UWV niet alleen je medische situatie, maar ook of jij en je werkgever voldoende hebben gedaan om terugkeer naar werk mogelijk te maken. Dit wordt ook wel de toetsing van de re-integratie-inspanningen genoemd.

Het UWV kijkt daarbij onder andere naar:

• Het resultaat van de re-integratie en de mogelijkheden die zijn onderzocht;
• De stappen die tijdens het re-integratietraject zijn gezet;
• De samenwerking tussen werkgever, werknemer en bedrijfsarts;
• De inspanningen om passend werk binnen het eigen bedrijf te vinden (eerste spoor);
• Het onderzoek naar werkmogelijkheden bij een andere werkgever (tweede spoor), als dit nodig was;
• Eventuele werkplekaanpassingen of andere oplossingen om terugkeer naar werk mogelijk te maken;
• De plannen van werkgever en werknemer voor voortzetting van het dienstverband of beëindiging daarvan;
• De leeftijd van de werknemer in relatie tot eventuele uitzonderingsregelingen, zoals de 60-plusregeling.

Waarom is deze beoordeling belangrijk?

Het UWV beoordeelt de stappen van het WIA-traject en/of werkgever en werknemer zich voldoende hebben ingezet voor re-integratie. Wanneer het UWV oordeelt dat de werkgever onvoldoende heeft gedaan, kan een loonsanctie worden opgelegd. De werkgever moet dan het loon langer doorbetalen en extra re-integratie-inspanningen verrichten.

Voor jou als werknemer is het belangrijk dat het re-integratiedossier volledig en zorgvuldig is opgebouwd. Een goed dossier helpt het UWV om jouw situatie correct te beoordelen en voorkomt onnodige vragen of vertragingen tijdens de behandeling van je WIA-aanvraag.

Tip: Controleer vóór de aanvraag samen met je werkgever of alle re-integratiestappen, evaluaties en rapportages goed zijn vastgelegd in het dossier.

Stap 4: Beoordeling van je gezondheid en mogelijkheden om te werken

Afhankelijk van jouw situatie kun je worden uitgenodigd voor een gesprek over je gezondheid en een gesprek met een arbeidsdeskundige over de stappen van het WIA‑aanvraag.

Gesprek over je gezondheid

Tijdens dit gesprek bespreekt het UWV:

• Welke beperkingen je ervaart;
• Welke behandelingen je hebt gehad;
• Wat je nog kunt doen in het dagelijks leven en op het gebied van werk.

Bereid je goed voor en noteer vooraf:

• Welke klachten je ervaart;
• Wat wel en niet lukt;
• Welke ondersteuning je nodig hebt;
• Welke vragen je zelf hebt.

Gesprek met een arbeidsdeskundige

Wanneer er nog mogelijkheden zijn om te werken, kan een arbeidsdeskundige beoordelen welk werk je eventueel nog kunt uitvoeren en hoeveel je daarmee zou kunnen verdienen.

Stap 5: De WIA-beslissing

Na het doorlopen van de stappen van het WIA-traject ontvang je een beslissing van het UWV. Hierin staat of je recht hebt op een WIA-uitkering en welke vorm van uitkering eventueel van toepassing is. Mogelijke uitkomsten zijn:

IVA-uitkering

Je kunt een IVA-uitkering krijgen wanneer je:

• 80% tot 100% arbeidsongeschikt bent; én
• naar verwachting niet of nauwelijks meer zult herstellen.

WGA-uitkering

Je kunt een WGA-uitkering krijgen wanneer:

• je tussen de 35% en 80% arbeidsongeschikt bent; of
• je 80% tot 100% arbeidsongeschikt bent, maar er nog mogelijkheden tot herstel worden verwacht.

Geen WIA-uitkering

Wanneer het UWV vaststelt dat je meer dan 65% van je oude loon zou kunnen verdienen, heb je meestal geen recht op een WIA-uitkering. Je heb dan mogelijk wel recht op een WW-uitkering. Dit is afhankelijk van de duur van je arbeidsverleden.

Ben je het niet eens met de beslissing?

Lees de beslissing zorgvuldig door en laat je adviseren als je twijfelt over de beoordeling of de gevolgen voor jouw inkomen en toekomst.

Waarom kiezen voor UwVerzuimregisseur?

• Persoonlijke begeleiding door alle stappen van het WIA‑traject;
• Ondersteuning bij de WIA-aanvraag en dossiercontrole;
• Voorbereiding op gesprekken met het UWV;
• Inzicht in de gevolgen voor werk en inkomen;
• Eén vast aanspreekpunt gedurende het traject.

Je hoeft het WIA-traject niet alleen te doorlopen

Een WIA-aanvraag heeft vaak grote gevolgen voor je inkomen, werk en toekomst. Daarom kan het prettig zijn om tijdig te sparren met een specialist die jouw situatie begrijpt.

👉 Plan een gratis en vrijblijvend WIA-oriëntatiegesprek